GLPI導入で変わる2つの現場業務｜棚卸しとソフトウェア更新の効率化

はじめに

IT資産管理をExcelで行っている企業では、定期的な IT 資産の棚卸しやソフトウェア更新の確認に多くの時間を費やしています。
たとえば、PCの台数が50台を超えると、部署ごとのExcel台帳を集約するだけで数日かかることも珍しくありません。

GLPI なら、各PCにエージェントを入れるだけで、最新の資産情報を自動収集できます。
本記事では、GLPI導入によって大きく変わる「棚卸し業務」と「更新確認業務」を、実際の操作画面を交えて紹介します。

資産棚卸し業務：手作業から自動可視化へ

PC や周辺機器、ソフトウェアの棚卸し作業は、IT担当者や利用部門の担当者にとって負担になっている業務のひとつです。以下のような流れで棚卸業務が行われていることが多いのではないでしょうか。

Excel の管理台帳を使って棚卸業務をした場合と GLPI を使った業務を比較し、どのように改善されるかをご紹介します。

Excel管理の課題

Excel 管理表に記載された資産台帳と実際の資産とを突合し、利用している台数や利用者、管理番号、インストールされているソフトウェアなどの記載されている情報に、間違いがないかを確認する運用を多くの企業で行っています。

• 各部署へExcel台帳を送付する作業に時間を要する
• Excel 台帳と実際の資産との突合、回収した Excel 台帳の統合に時間がかかる
• 入力ミスや更新漏れにより「どれが最新か分からない」
• 棚卸し時期以外はデータが更新されないため、実態と乖離する

棚卸業務そのものの課題だけでなく、一つ一つの作業の中でも様々な課題があります。

• 台帳に記載された内容と実際の資産に差異があり、更新に時間がかかる
• Excel 台帳に誤記、記入漏れが多い
• 対象台数が多く、確認・台帳の更新に時間がかかる
• 台帳に記載の資産が見つからない
• 台帳に記載されていない資産がある

棚卸しを行う台数、部門が増えれば増えるほどこうした業務の負担は大きくなり、数日から数週間を要することも珍しくありません。

GLPI導入後の運用

GLPI を導入した場合、GLPIエージェントを各PCにインストールすると、ハードウェア構成・OS・インストールアプリなどの情報を自動的に収集し、GLPI で一元管理されます。そのため、担当者は 「差分確認」だけ で棚卸しが完了します。

従来	GLPI導入後
各部署にExcelを送付し、手動更新を依頼	自動収集により常に最新状態を保持
Excelファイルを統合・突合	差分だけを一覧で確認可能
棚卸しに数日かかる	数時間〜即日で完了
誤記や漏れの修正が多い	情報は自動更新・正確性を維持

具体的に次のように運用が改善されます。

PC の増減確認

コンピュータの一覧画面から最終更新でフィルタすることで、前回の棚卸しから追加・更新された PC を確認することができます。

また、前回の棚卸し以降更新されていない PC（＝未使用または廃棄したPC）もフィルタの条件を変更することで抽出することができるので、利用部門での確認が最小限ですみます。

フィルタの条件は保存することができるので、部門の担当者を GLPI にログインできるようにすれば確認作業を効率化することができます。また、フィルタした結果を CSV や PDF で出力することもできるのでメールや社内ポータルなどで共有することも簡単に行えます。

インストールされているソフトウェアの確認

PC にインストールされているソフトウェアとそのバージョンを一覧で取得することができるので、一台一台ログインして確認する必要もなくなります。これらの情報は GLPI エージェントが定期的に取得して自動的に GLPI に登録しているので、基本的に実際の資産との間に差分はありません。

Windows の更新プログラムも確認できるので、任意の更新プログラムが適用されていない PC を確認したい、といったことも簡単に行えます。

ソフトウェア更新状況の確認：見えないリスクを自動検知へ

OS やソフトウェアが適切に更新されているか、承認していないソフトウェアがインストールされていないかを確認する業務も現場には大きな負担がかかります。

従来はこれらの業務を行う場合、実際の PC にログインし、インストールされているソフトウェアを確認する必要がありました。また、バージョンが適切に更新されているかソフトウェアごとに確認する必要があり、多くの時間と労力がかかります。

Excel・手動確認の限界

• 各PCにリモート接続して、更新プログラム（KB）の適用を確認
• ソフトウェアごとにバージョンを確認する（バージョンの確認方法がアプリケーションによって異なる）
• 社員任せのアップデートでは、対応状況が不明瞭
• 脆弱性対応が後手に回り、セキュリティリスクが高まる

特に「重要な更新が未適用のまま放置されているPC」があると、全社のセキュリティポリシーに影響する可能性があります。

GLPI導入後の改善

GLPIでは、エージェントが収集したデータをもとに、インストールされているソフトウェアや更新プログラムの名前、バージョンを自動で一覧化します。

管理者は検索機能を使って、「特定の更新プログラムが未適用の端末」 を簡単に抽出できます。

従来	GLPI導入後
手動でリモート接続し、更新履歴を確認	自動収集された更新情報を一覧で確認
更新状況の把握に時間がかかる	KB番号で検索し、未適用端末を自動抽出
更新依頼はメールや口頭で連絡	GLPIのチケット機能で一括通知・進捗管理
更新漏れを検知できない	ダッシュボードで未更新端末をリアルタイム表示

以下のような条件で PC を検索すると、特定の更新プログラムが適用されていない PC を抽出することができます。

さらに、抽出された PC に対してチケットを紐づけることができます。このチケットに更新プログラムを適用するタスクを記載することで、進捗の管理や対応漏れを防ぐことができます。

ソフトウェアの更新状況の確認と同時に、タスクの管理も一貫して行えることが大きな特徴です。

また、ソフトウェアの一覧画面では GLPI に登録されているすべてのソフトウェアとそのバージョンが確認できるため、利用を許可していないソフトウェアや古いバージョンのソフトを使用している PC も確認することができます。

以下の画像では GLPI Agent で取得したことのある Microsoft Edge のバージョン一覧と、バージョンごとにインストールしているPCの台数を確認することができます。バージョンをクリックすることで、そのバージョンをインストールしている PC を確認することができます。

これにより、シャドーIT を防いだり、ライセンス違反を未然に防ぐことができます。

導入作業はシンプル：GLPIエージェントを入れるだけ

自動での情報収集、GLPI への登録に必要な作業は、各PCにGLPIエージェントをインストールするだけです。

ネットワーク設定やサーバー構築は必要ありません。GLPI エージェントのインストール時にご契約の GLPI の URL を設定するだけでエージェントが自動で定期的に情報を収集し、GLPI に情報を送信します。

業務がこう変わる

業務	従来	GLPI導入後
資産棚卸し	部署ごとのExcel回収・突合に3〜5日	差分確認のみで数時間〜1日以内に完了
更新確認	各PCにリモート接続して手動確認	自動収集＋KB番号検索で即抽出
棚卸しレポート	手作業でExcelを集計・整形	ワンクリックでCSV・PDF出力
更新指示	メール・口頭連絡、Excel でタスク管理	チケット管理で進捗可視化

GLPIでは、全資産を毎回チェックする必要はありません。前回から変更のあった資産だけをフィルタで抽出し、差分を確認するだけで棚卸しが完了します。

Excel管理では部署ごとの台帳を突合し、全件を手動で確認していましたが、GLPI導入後は「変更があったものだけを確認する」というスタイルに変わります。その結果、棚卸しの作業時間よりも、確認の確実性とスピードが大幅に向上します。

ソフトウェア更新でも、GLPIが自動で収集した最新情報をもとに、未適用の更新プログラム（KB）だけを抽出できます。これにより、更新作業の抜け漏れを防ぎつつ、確認作業を最小限に抑えることができます。

作業工数や人数の削減効果を正確に示すことは難しいものの、実際の運用では「棚卸しというイベントそのものが軽くなる」ほどの効率化が得られます。
加えて、情報が常に最新に保たれることで、監査・報告・判断の精度も向上します。

まとめ：導入の手間より、運用の負担が圧倒的に減る

GLPI は PC にエージェントを入れるだけで、棚卸しや更新状況確認といった負担の大きい業務が自動化されます。Excel管理では限界を感じていた「更新」「整合性」「可視化」の課題を、手軽に、確実に解消できます。

こちらのボタンからサービスのお申し込みができます。30日の無料期間があるので実際に資産を登録して運用をシミュレーションしてみることもできます。

また、画面構成やできることをすぐに確認したい場合は、無料のデモ環境もご用意していますので、こちらから実際の使用感をご確認いただけます。